Assistant RH (H/F)

Aperçu

Assistant(e) projet conformité RH mondiale – Gestion des archives employés

Contexte : Nous recherchons des professionnels rigoureux pour soutenir un projet de conformité RH à l’échelle mondiale. Le rôle consiste à localiser, organiser et examiner des dossiers historiques d’employés, afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité pour des besoins de conformité. Le poste exige une excellente organisation, de la persévérance et une capacité à travailler de manière autonome, notamment avec des archives parfois difficiles d’accès. Une partie du travail portera sur des fichiers numériques en plus des documents physiques.

Responsabilités clés :

• Récupération des dossiers : Localiser et collecter les archives employés (physiques et numériques) dans divers lieux de stockage.
• Vérification des données : Contrôler l’exhaustivité et la conformité des dossiers selon les directives du projet.
• Documentation : Suivre l’avancement, tenir des registres des fichiers récupérés et rendre compte des résultats aux responsables.
• Collaboration : Travailler en étroite coordination avec les équipes RH régionales et les partenaires achats pour résoudre les incohérences.
• Résolution de problèmes : Identifier les documents manquants ou difficiles à trouver et signaler les blocages si nécessaire.

Qualifications requises :

• Expérience en administration RH, gestion d’archives ou poste similaire.
• Grande rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails.
• Autonomie et gestion efficace du temps.
• Respect des règles de confidentialité et des normes de protection des données.
• Connaissance des processus RH internationaux (un plus).
• Etre véhiculé

Défis et attentes :

• Volume de travail : Gestion d’un grand nombre de dossiers, certains datant de plusieurs décennies.
• Archives physiques : Documents parfois stockés dans des boîtes, locaux ou sites externes (efforts physiques et persévérance requis).
• Complexité : Dossiers incomplets ou mal classés, nécessitant des compétences d’investigation.
• Délais serrés : Priorisation efficace et adaptabilité indispensables.
• Coordination mondiale : Collaboration avec des équipes réparties dans différents pays et fuseaux horaires.