Administrative Assistant (H/F)

Aperçu

Rejoignez une entreprise mondiale de divertissement pionnière qui redéfinit la manière dont les histoires sont racontées et consommées à travers le monde. 

Aquent recherche pour son client une personne dynamique et hautement organisée pour occuper un rôle de soutien pivot, contribuant directement au succès des équipes de contenu. Il s’agit d’une opportunité passionnante d’avoir un impact tangible en assurant le bon fonctionnement opérationnel et la coordination stratégique qui soutiennent leur vision créative. Vous serez un partenaire indispensable, permettant aux cadres et aux équipes de se concentrer sur la création de contenus révolutionnaires, tandis que vous gérerez avec expertise les détails complexes en coulisses. Si vous vous épanouissez dans un environnement au rythme soutenu, faites preuve d’un jugement exceptionnel et êtes impatient(e) de contribuer à une culture de l’innovation, ce poste est fait pour vous.

En tant que membre clé de l’équipe, vous jouerez un rôle essentiel dans la facilitation des opérations quotidiennes et des initiatives stratégiques de la division de contenu. Vos contributions soutiendront directement leur mission consistant à offrir un divertissement inégalé à l’échelle mondiale.

Vos responsabilités :

• Gérer des agendas complexes, en planifiant méticuleusement les réunions internes et externes sur plusieurs fuseaux horaires.
• Collaborer avec les partenaires interfonctionnels pour élaborer et diffuser les ordres du jour des réunions, garantissant ainsi des discussions productives.
• Gérer un volume important de communications internes et externes avec professionnalisme et discrétion.
• Fournir un soutien et une coordination essentiels pour divers projets et initiatives stratégiques.
• Faciliter le bon fonctionnement de l’équipe en planifiant les points individuels (1:1), les réunions d’équipe et en favorisant les moments de cohésion.
• Prendre en charge les tâches administratives, y compris le traitement des notes de frais et des rapports de voyage, ainsi que la gestion des dossiers critiques.
• Coordonner l’ensemble des déplacements nationaux et internationaux, y compris le renouvellement des passeports et l’obtention des visas.
• Assister aux réunions, rédiger des comptes rendus détaillés et diffuser les informations pertinentes à l’ensemble de l’équipe.
• Travailler en étroite collaboration avec les administrateurs et coordinateurs de diverses fonctions telles que la Production, le Marketing et la Finance.
• Planifier et organiser les séminaires (offsites) d’équipe et interfonctionnels, en assurant la coordination avec les hôtels et les prestataires pour l’hébergement, la restauration, les vols, l’audiovisuel et le transport.
• Rassembler et synthétiser les évaluations des cadres créatifs, en fournissant des analyses précieuses.
• Participer aux tâches d’intégration (onboarding) des nouveaux membres de l’équipe, afin de garantir un processus d’accueil fluide.
• Soutenir les chefs d’équipe sur des projets ad hoc, notamment les événements d’équipe, les présentations, les organigrammes et les feuilles de calcul.
• Coordonner les cadeaux et les événements liés aux lancements et aux relations avec les talents, en apportant une touche d’excellence à leurs partenariats.

Profil recherché

Pour réussir dans ce rôle, vous devez combiner expérience, compétences techniques et esprit proactif.

Qualifications requises :

• Un minimum de 4 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) de Direction (EA), en ayant spécifiquement soutenu plusieurs cadres dirigeants simultanément.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une attitude articulée et professionnelle dans toutes les interactions.
• Profil technophile, maîtrisant les suites bureautiques courantes et très à l’aise pour apprendre et utiliser des outils et applications en ligne.
• Capacité à travailler de manière proactive, indépendante et fiable dans des délais serrés, au sein d’un environnement exigeant et dynamique.
• Souci exceptionnel du détail, garantissant l’exactitude et la précision dans toutes les tâches.
• Une véritable passion pour le travail dans des environnements diversifiés et multiculturels.
• Aisance et discrétion absolue lors du traitement d’informations confidentielles ou sensibles.
• Forte capacité à prioriser efficacement les tâches et à s’adapter aux demandes changeantes.
• Flexibilité nécessaire pour passer d’une équipe à l’autre et apporter votre soutien en fonction des besoins.

Qualifications appréciées (un plus) :

• Une expérience préalable dans l’industrie du divertissement (entertainment).

À propos d’Aquent Talent

Aquent Talent connecte les meilleurs talents du marketing, de la création et du design avec les plus grandes marques mondiales.

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