Guide des bonnes manières pour vos visioconférences

Vous êtes, comme beaucoup, à la maison en ce moment ?

Depuis le début du confinement, l’usage de la visioconférence, soit pour une réunion, soit pour un entretien devient désormais votre quotidien ?
Afin de mieux vous accompagner, nous vous proposons quelques règles à considérer lorsque vous allez participer à une visioconférence :

Soyez à l’heure, voire même 1 à 2 minutes en avance 

De nombreuse entreprises comptent sur la visioconférence pour communiquer avec leurs collaborateurs et maintenir leur engagement. C’est un excellent moyen de conserver toute l’ équipe connectée, mais il est important de se présenter et de commencer la réunion à l’heure, comme vous le feriez pour rencontrer les gens dans le monde physique. Faire attendre les autres peut donner l’impression que votre temps est plus précieux que le leur … et puis, ce n’est pas très poli !

Habillez-vous de façon appropriée

Selon l’entreprise pour laquelle vous travaillez, la plupart du temps, il n’est pas nécessaire de mettre votre robe de l’année pour travailler à domicile. Cependant, il faut s’habiller ! Non seulement pour respecter la personne en communication avec vous, mais aussi pour mettre en place votre petit rituel afin de basculer en mode “opérationnel”. Si vous parlez à votre client ou votre supérieur, il peut être nécessaire de réfléchir un peu plus à votre tenue …au moins pour le haut !

Evitez les bruits de fond

Il est vrai que beaucoup des gens travaillent à la maison dans des environnements où ils peuvent avoir des colocataires, un partenaire, des enfants (voire de très jeunes enfants) ou encore des animaux de compagnie. Il est parfois impossible d’éliminer le bruit autour de vous.

Toutefois, lorsque vous passez des appels vidéo, essayez de vous assurer que vous vous êtes installé dans un endroit calme, car le bruit peut être gênant pour tout le monde pendant l’appel. Il est difficile pour les gens de vous entendre ou de s’entendre …dans ces cas, le bouton “MUTE” est votre meilleur ami !

Montrez votre visage

Sur la majorité des outils de vidéoconférences, il est possible d’activer ou non votre webcam. Il est préférable d’éteindre la vidéo si vous pensez ne pas être sous votre meilleur jour. Cependant, vous ne devez pas sous-estimer l’importance de “voir” la personne à qui vous parlez. Cela établit une relation avec votre interlocuteur, c’est important pour les personnes qui sont confinées (et toutes seules) actuellement.

Cela peut également amener votre collègue (ou votre patron) à se demander pourquoi vous n’allumez jamais votre caméra. Il est d’autant plus important de montrer que vous êtes 100% présent dans ces réunions …et pas seulement une moitié de visage mal cadré, avec le font ou le menton qui manquent !

Ne mangez pas 

Manger pendant une vidéo conférence ou un appel téléphonique est assez peu recommandé, et même un peu irrespectueux vis-à-vis de vos interlocuteurs.

Au-delà des bruits de grignotage, personne n’a vraiment envie de regarder quelqu’un d’autre manger ou de vous entendre parler la bouche pleine. Si on vous invite à rejoindre un appel ou une vidéo conférence lors d’un repas, arrêtez de manger jusqu’à la fin de l’appel ou proposez de reprogrammer quand vous aurez terminé. L’exception à cette règle est si vous faite un point déjeuner ou “Coffee time” d’équipe …chez Aquent, c’est à l’heure du goûter 😛

Et vous ? Quels sont vos trucs et astuces pour réussir un appel ou une visioconférence ?

Yen-Lung Chu
Senior Recruiter / Team Leader

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